Udokumentowanie kupna używanego samochodu – umowa sprzedaży czy faktura VAT?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jak można udokumentować przeniesienie własności używanego samochodu?
• Co powinna zawierać umowa kupna-sprzedaży?
• Dla kogo jest umowa kupna-sprzedaży?
• Kto kupuje używane auta na fakturę VAT?
• Jakie są zalety i wady kupna używanego samochodu na fakturę VAT?
• Co to jest faktura VAT-marża?
• Czy można wybrać formę udokumentowania zakupu używanego auta?
• Jakie są zasady płatności podatku PCC przy zakupie używanego samochodu?

Przeniesienie własności używanego samochodu – w jaki sposób udokumentować?

Właścicielem używanego pojazdu możesz zostać na kilka sposobów. Nie zawsze musisz go kupować, ponieważ równie dobrze możesz otrzymać auto w spadku lub poprzez darowiznę. Jednak zawsze powinieneś to udokumentować, by bez problemów zarejestrować samochód na siebie. W jaki sposób? Może to być na przykład: 

• umowa kupna-sprzedaży,
• faktura VAT,
• umowa darowizny,
• spadek.

W tym artykule przeczytasz o kupnie używanego samochodu, a więc pominięte zostały kwestie darowizny i spadku, ponieważ najczęściej zmiana właściciela następuje na drodze sprzedaży. Co jest w niej najistotniejsze?

Kluczowe znaczenie w sposobie udokumentowania zakupu używanego pojazdu ma to, kim są strony umowy, a więc, czy są to osoby prywatne, czy czynni podatnicy VAT (firmy). Wybór dokumentu sprzedaży w pewnym stopniu zależy również od kupującego.  

Umowa kupna-sprzedaży – podstawowe informacje

To najważniejsza forma udokumentowania zakupu używanego samochodu. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego nazywa się ją umową sprzedaży. Natomiast termin umowa kupna-sprzedaży to określenie potoczne, z którego korzysta się na co dzień.

Zawarcie umowy kupna-sprzedaży samochodu wiąże się z przeniesieniem własności wskazanego pojazdu na kupującego. Tym samym zbywca zobowiązuje się do przekazania pojazdu, a nabywca do jego odebrania i zapłacenia wskazanej w dokumencie kwoty.

Pamiętaj, że zawsze, kiedy kupujesz jakąś rzecz, zawierasz umowę sprzedaży, nawet jeśli jest to batonik w sklepie czy buty! Oczywiście do takiej transakcji nie musisz spisywać umowy, tylko zawierasz ją ustnie, a paragon jest dokumentem fiskalnym, który potwierdza dokonanie sprzedaży. 

W przypadku nabycia samochodu używanego powinieneś zawrzeć umowę kupna-sprzedaży na piśmie, ponieważ dla Ciebie, jako kupującego, będzie to najbezpieczniejsza i najwygodniejsza forma. Dokument  powinien być czytelny i zrozumiały dla obu stron transakcji.

W umowie kupna-sprzedaży należy wpisać następujące informacje:

• datę i miejsce zawarcia umowy,
• dane stron umowy,
• dane pojazdu,
• ustaloną cenę,
• podpisy stron umowy,
• oświadczenie o własności pojazdu,
• oświadczenie o braku ukrytych wad pojazdu.

W umowie mogą znaleźć się również inne zapisy. Na przykład sposób i data płatności czy termin przekazania używanego samochodu. Dokument można spisać ręcznie, choć najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z gotowego wzoru, który można pobrać z internetu, wydrukować i wypełnić.

W poradniku Umowa kupna-sprzedaży samochodu – poradnik dla nabywcy i zbywcy znajdziesz szczegółowe wyjaśnienia dotyczące zapisów w takim dokumencie, obowiązkach i formalnościach sprzedającego oraz kupującego po zawarciu umowy.

Umowa kupna-sprzedaży używanego auta – dla kogo i kiedy?

O umowie kupna-sprzedaży samochodu najczęściej mówi się kontekście zawarcia transakcji między dwoma osobami fizycznymi. Tak jest w rzeczywistości, ale takie stwierdzenie nie wyczerpuje tematu. O co dokładnie chodzi?

W przypadku, gdy obie strony sprzedaży samochodu są osobami prywatnymi, to umowa kupna-sprzedaży jest jedyną możliwością udokumentowania transakcji. Wynika to z prostego faktu – sprzedający nie może wystawić faktury czy rachunku, ponieważ nie prowadzi działalności, a więc nie jest płatnikiem VAT.

To jednak nie wszystko! Jeśli sprzedający jest osobą prywatną, to również w sytuacji, gdy kupującym jest firma, to jedynym dokumentem potwierdzającym transakcję będzie umowa kupna-sprzedaży. Powód jest dokładnie ten sam jak w przypadku, gdy dwie strony umowy są osobami prywatnymi. 

Co w przypadku zakupu używanego samochodu przez prywatną osobę w komisie lub salonie samochodowym? Wprawdzie są to płatnicy VAT, więc wystawiają faktury, ale wtedy również należy sporządzić umowę kupna-sprzedaży, aby zabezpieczyć swoje interesy – to samo dotyczy sytuacji, gdy stronami transakcji są dwaj płatnicy VAT, czyli dwie firmy.

Zakup używanego auta na fakturę VAT – z czym się wiąże?

Używany samochód możesz kupić na fakturę VAT jedynie od czynnego podatnika VAT, więc od firmy, którą może być na przykład komis lub salon samochodowy sprzedający choćby auta poleasingowe. Nie ma znaczenia, czy jesteś osobą prywatną, czy kupujesz auto na firmę, otrzymasz od takich podmiotów fakturę VAT.

W praktyce tylko płatnik VAT skorzysta na wystawieniu faktury VAT. Dlaczego? Przy zakupie samochodu osobowego (także używanego) może on odliczyć podatek VAT od takiej transakcji. Wymiar takiego odliczenia zależy od sposobu wykorzystywania pojazdu:

• 50% – do celów mieszanych (w firmie i prywatnie),
• 100% – wyłącznie w celu prowadzenia działalności gospodarczej.

Aby odliczyć 100% VAT za zakup i użytkowanie samochodu należy również:

• zarejestrować auto w urzędzie skarbowym (druk VAT-26),
• prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu samochodu,
• stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w firmie, bo tylko tam można go używać.

W przypadku użytkowania takiego auto w celach osobistych przez pracowników lub przedsiębiorcę nastąpi utrata prawa do pełnego odliczenia VAT.

Używany samochód na fakturę VAT – zalety i wady?

Zakup używanego samochodu na fakturę VAT ma sens jedynie w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki temu nabywca nie zapłaci podatku PCC, a dodatkowo będzie mógł odliczyć VAT od transakcji. Podatek doliczany jest do wartości używanego pojazdu – do tak zwanej podstawy opodatkowania. 

W tym miejscu warto poruszyć ważną kwestię. Kupno używanego samochodu bez spisania umowy kupna-sprzedaży na samą fakturę VAT jest możliwe, ale to niepotrzebne ryzyko. Oczywiście dokument ten wystarczy do załatwienia formalności związanych z rejestracją auta. To w czym problem?

Faktura to dokument rozliczeniowy, w którym nie zamieszcza się zapisów o wadach i usterkach pojazdu w dniu zakupu czy oświadczeń, które mają za zadanie chronić strony umowy. Kupując auto tylko na fakturę VAT, tak naprawdę zawierasz umowę sprzedaży, ale ustnie, tak jakbyś kupował buty czy batonik!

Niestety, gdy nie sprawdzisz historii szkód samochodu – np. w Vinstory – a sprzedawca ich nie ujawni, to po zakupie na samą fakturę VAT, możesz mieć problem z rękojmią. Dlaczego? Sprzedawca może zawsze twierdzić, że przekazał Ci wszystkie informacje o wadach pojazdu, a one nie podlegają rękojmi!

Ponieważ to Ty oskarżasz sprzedawcę o nieuczciwe praktyki, więc to na Tobie spoczywa obowiązek dowodowy. Z samą fakturą VAT nic nie zdziałasz lub będzie Ci bardzo trudno o rozstrzygnięcie przed sądem na Twoją korzyść. Dlatego właśnie zawsze powinno się spisywać umowę kupna-sprzedaży – chyba że bezgranicznie ufasz sprzedającemu! 

Faktura VAT-marża – co to jest?

To szczególna forma rozliczenia podatku VAT, która dostępna jest dla wybranych podatników, a więc dla tych, którzy:

• świadczą usługi turystyczne,
• dostarczają towary używane,
• dostarczają przedmioty kolekcjonerskie i antyki,
• dostarczają dzieła sztuki.

W kontekście kupna używanego samochodu może być mowa tylko o dostarczeniu towaru używanego. Kiedyś faktury VAT-marża były popularniejsze niż dziś. Wystawiały je komisy samochodowe lub firmy handlujące używanymi pojazdami, dzięki czemu płaciły mniejszy podatek. Dlaczego? 

Rozliczenie za pomocą faktury VAT-marża pozwala na zapłacenie podatku VAT tylko od marży, czyli od różnicy między kwotą zakupu a sprzedaży. Rozwiązanie to jest korzystne dla sprzedającego. A jakie konsekwencje ma dla kupującego?

Faktura VAT-marża nie musi zawierać informacji o cenie jednostkowej, wartości sprzedaży netto czy kwoty podatku od sumy sprzedaży netto. Jest na niej ostateczna cena dla kupującego, więc nie można odliczyć od takiej faktury VAT. Z drugiej strony oznacza to wyższy koszt uzyskania przychodu! 

Zakup używanego samochodu – czy można wybrać formę udokumentowania?

Podstawą każdego zakupu używanego samochodu powinna być umowa kupna-sprzedaży. Jeśli sprzedającym jest osoba prywatna, to jedyną możliwością udokumentowania transakcji jest właśnie taki dokument – nie ma znaczenia, czy kupujący jest osobą fizyczną, czy prawną.

Natomiast w przypadku zakupu auta używanego od czynnego płatnika VAT wybór tak naprawdę polega na tym, czy strony podpiszą umowę kupna-sprzedaży, czy nie. Firma sprzedająca zawsze musi wystawić fakturę, która jest niezbędnym dokumentem do rozliczenia podatku.  

Teoretycznie do wyboru formy rozliczenia między zwykłą fakturą VAT a fakturą VAT-marża może dojść w przypadku sprzedaży używanego samochodu między komisem lub handlarzem samochodów a osobą prowadzącą działalność gospodarczą. Decyzja będzie dotyczyć chęci odliczenia VAT lub wpisania wyższego kosztu uzyskania przychodu.

Zakup używanego samochodu – kiedy nie płaci się podatku PCC?

Podatek od czynności cywilnoprawnych w przypadku zakupu samochodu wynosi 2% i należy go opłacić w ciągu 14 dni od daty zawarcia umowy kupna-sprzedaży. Obowiązek zapłacenia PCC ciąży na kupującym lub grupie kupujących – każdy z nich odpowiada za opłacenie podatku (sposób zapłaty jest dowolny, może zapłacić jedna osoba lub wszyscy proporcjonalnie).

Jednak nie każda umowa kupna-sprzedaży podlega opodatkowaniu PCC. Obowiązek ten nie dotyczy:

• umów, które są opodatkowane VAT;
• gdy chociaż jedna ze stron umowy jest zwolniona z VAT;
• przedmiotem umowy jest pojazd, który znajduje się za granicą i jednocześnie występuje jeden z warunków (umowę zawarto za granicą lub kupujący nie ma siedziby bądź miejsca zamieszkania w Polsce).

Dodać tutaj należy, że:

• z podatku PCC zwolnione są osoby niepełnosprawne, które kupują auta na własny użytek;
• nie trzeba płacić PCC za samochody, których wartość nie przekracza 1000 zł.

Tak więc wszystkie zakupy samochodów używanych, w których wystawia się fakturę VAT i podpisuje umowę sprzedaży, nie podlegają podatkowi PCC.

Podsumowanie

• Najważniejszym dokumentem przy zakupie używanego samochodu zawsze jest umowa kupna-sprzedaży.
• Kodeks cywilny pozwala na swobodne kształtowanie zapisów w umowie kupna-sprzedaży.
• Zawsze najlepiej zawrzeć na piśmie umowę kupna-sprzedaży.
• Gdy sprzedającym używany samochód jest osoba prywatna, to zawsze zawiera się z nią umowę kupna-sprzedaży.
• Zakup używanego samochodu od dealera, handlarza lub w komisie wiąże się z otrzymaniem faktury VAT.
• Faktura VAT to dokument potwierdzający transakcję, a pełne zabezpieczenie stron daje spisanie umowy sprzedaży.
• Fakturę VAT-marża mogą wystawiać podmioty, które dokonują dostaw towarów używanych.
• Podatek PCC płaci się w przypadku zawarcia umowy kupna-sprzedaży między dwoma osobami prywatnymi.
• Zwolnione z podatku PCC są osoby niepełnosprawne, które kupują pojazd na własny użytek lub wszyscy kupujący pojazdy o wartości do 1000 zł.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o udokumentowanie kupna używanego samochodu

Czy faktura VAT zastępuje umowę kupna-sprzedaży używanego samochodu?

Nie, faktura VAT to dokument rozrachunkowy, który nie jest samoistnym dowodem na istnienie umowy między stronami. Z drugiej strony faktura nie zawiera dokładnych informacji o używanym aucie, wskazań wad czy oświadczeń, które zabezpieczają interesy kupującego i sprzedającego. Dlatego zawsze należy zawrzeć umowę sprzedaży na piśmie i jednocześnie wziąć fakturę.

Co, jeśli od sprzedawcy używanego auta dostałem tylko fakturę VAT bez umowy na piśmie?

W takim przypadku należy to interpretować jako zawarcie umowy sprzedaży ustnie. To ryzyko dla kupującego, ponieważ naraża się on na problemy w razie wykrycia wady po sprzedaży. Nowy właściciel może mieć wtedy problem z rękojmią, ponieważ to on musi udowodnić, że nie wiedział o uszkodzeniu. Przy zawarciu umowy sprzedaży na piśmie, należy wskazać wady i uszkodzenia auta przed podpisaniem dokumentu.

Czy sprzedający, który jest osobą prywatną, może wystawić fakturę VAT?

Nie ma takiej możliwości. Fakturę VAT może wystawić tylko czynny podatnik VAT. W przypadku kupna używanego samochodu od osoby prywatnej zawsze zawiera się umowę kupna-sprzedaży. Nie ma znaczenia, kto jest kupującym.

Źródła:

https://www.podatki.gov.pl/pcc-sd/rozliczenie-podatku-pcc-od-kupna-samochodu/

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19640160093/U/D19640093Lj.pdf